Monday.com es un sistema operativo de trabajo para abogados potente y flexible. Perfecto para el flujo de trabajo de un despacho legal, independientemente de su tamaño. Además, es muy visual y con automatizaciones sencillas que ahorran mucho tiempo. En este sentido, destacar que los tableros muestran todo el detalle en filas y columnas, sin complicaciones. Y para tomar el pulso al despacho en cada momento, sólo hay que definir algunos Cuadros de Mando.
Un nuevo sistema operativo para un despacho de abogados en crecimiento
Este es el caso de un despacho de abogados constituido hace menos de tres años y en crecimiento. Con especialistas en los cuatro órdenes jurisdiccionales: Civil, Penal, Contencioso-Administrativo y Social. Es por ello por lo que actualmente ya trabaja en un amplio abanico de ámbitos del derecho. Desde Derecho de Sociedades a Fiscal y Laboral, pasando por Bancario y Contratación civil y mercantil. Asimismo cuentan con casos de Derecho de Familia, de Extranjería, Administrativo y Tesorería de la SS. Lo mismo podemos decir en el ámbito penal. Allí prestan sus servicios desde incluso antes de comenzar la Instrucción hasta los posibles recursos ante Juzgados y Salas de Tribunales.
En un principio todo se llevaba en hojas excel, agendas y notas manuscritas, entre otros procedimientos. Y estuvo funcionando hasta que los casos empezaron a acumularse. Pronto se vio que no tenía capacidad suficiente para el incremento de casos que se estaba sucediendo.
¡¡Pues habrá que apelar!!. A las nuevas tecnologías, claro
Los responsables del despacho oyeron hablar de plataformas SaaS para abogados. SaaS es la sigla de Software as a Service. Vamos, que en vez de comprar un programa, sólo pagas una suscripción mensual. Había uno para despachos legales. No obstante, un curso para la versión para abogados autónomos y pequeñas empresas ya costaba más de 400 euros, más IVA. Y había muuuchos cursos.
También estuvieron pensando en implantar un Work OS. Esto es, un sistema operativo de trabajo. El primero en el ranking era siempre monday.com. Así que se pusieron en contacto con TUmonday, que es partner de monday.com. Además, el software de monday.com es también de tipo SaaS. Vieron que era muy potente y, sin embargo, visual e intuitivo. Y un tema muy importante en este negocio: muy seguro. Todo viaja cifrado hasta grandes servidores en la nube. No hay peligro de ransomware que te pueda secuestrar los expedientes de tus clientes en tus ordenadores.
También es importante señalar su adaptabilidad al flujo de trabajo existente en un despacho. En ese sentido, Monday.com es capaz de optimizarlo, integrado perfectamente otras aplicaciones existentes. Desde Microsoft Office al CRM que ya puedan tener, pasando por otras como Gmail. Así, este software se convierte en la herramienta diaria que centraliza todo el trabajo del despacho. También permite una comunicación fluida y eficaz entre los diverso equipos y miembros del despacho. Se elimina así muchos correos internos que consumen más tiempo del que deberían.
Otro punto a destacar es que puedes utilizar monday.com desde cualquier dispositivo. Ya sea tu móvil o tu Ipad. Sin ningún problema. Esto es clave hoy en día, cuando se requiere muchas veces tomar una decisión fuera del despacho. Ahora se puede tomar teniendo en tu mano toda la información de cualquier expediente. No importa que estés en un aeropuerto o en tu casa.
Formando el sumario con todo sobre el tablero
Así pues, los consultores de TUmonday analizaron el flujo de trabajo estándar del despacho. Desde los contactos iniciales a los clientes con hoja de encargo. Así, se crearon tableros específicos para los procedimientos administrativos y para los judiciales. Y otros para la contabilidad de minutas y tareas en ejecución por cada Letrado. Veamos un ejemplo del tablero de contratación
Desde este tablero se genera automáticamente:
- La Hoja de Encargo
- La autorización al abogado como Letrado en la causa
- El envío de lo anterior al correo electrónico de su cliente para su firma electrónica
- y la petición de la documentación necesaria para presentar en la demanda o solicitud. Automáticamente en función del tipo de asunto contratado
La generación de la Hoja de Encargo se hace también automáticamente. Y ello gracias a que la integración en la plantilla de los datos disponibles del cliente. Algo similar pasa con la firma electrónica de los documentos, que se gestiona directamente desde este tablero. La gestión de cada expediente se lleva a cabo en su tablero específico (administrativo o judicial). Se incluyen datos estándar como:
- el número único de identificación judicial de la causa,
- el Procurador, en su caso,
- los datos de la parte contraria y sus representantes
- el acceso directo a todos los documentos asociados al expediente: demanda, contestación, posible reconvención, actas en soporte digital firmadas por el LAJ, fotografías…
También se remarcan los expedientes que estando vivos, están paralizados por falta de documentación del cliente. Igualmente, se incluyen los plazos legales, según LEC, LECRim, LJCA, LRJS y LOPJ. Por ejemplo, en caso de juicio se genera automáticamente un email al cliente con su fecha. Email que se repite una semana antes de presentarse en estrados.
Tanta automatización… será muy complicada ¿no?
Pues NO. Se lleva a cabo de forma tremendamente sencilla y rápida. Por ejemplo, la persona encargada de contabilidad no dedica ni medio minuto cada mes a recordar que se envíen las facturas en su momento. Lo hace el mismo tablero de contabilidad. Simplemente se elige una plantilla inteligente que va dando en cada momento las opciones posibles:
De esta forma, se van generando reglas relativas, por ejemplo, al correo electrónico:
Otrosí digo: ¿y para controlarlo todo de un vistazo?
Pues para eso están los cuadros de mando. Son unos paneles en donde confluye la información de varios Tableros. Todo de forma resumida y gráfica:
Se registra el avance por cada tipo de expediente por cada mes. Tanto en número total como en cada fase en que puede estar un expediente. Lo mismo podemos decir del cuadro de mando referente a tareas. Aquí además se indica el tipo de tarea, su estado, el cliente y su correo electrónico:
Asimismo es posible definir nuevos cuadros de mando que reflejen la marcha de otros aspectos del despacho.
Un nuevo sistema operativo para abogados, visto para sentencia
Los resultados de la implantación de monday.com en este despacho de abogados son reveladores. TUmonday ha conseguido definir este nuevo sistema operativo para abogados en un tiempo mínimo. No obstante, la ventaja con este sistema es que se adapta perfectamente. Tanto a cada despacho como a la evolución de este en el tiempo. Cuando surge alguna posible mejora la implementación es muy rápida. Destacar por último que esta idea de sistema operativo de trabajo es perfectamente válida para casi cualquier tipo de despacho profesional.