Os mostramos la integración de monday.com con Power BI, como un caso concreto de Bussiness Intelligence (BI) Tool o herramienta de inteligencia empresarial, o de negocio. Si bien monday.com ya te permite analizar tus datos y convertirlos en información útil, las herramientas de BI todavía están más especializadas. Te van a facilitar un análisis de tendencias o el reconocimiento de patrones en los datos de tus tableros, por ejemplo. ¿Para qué todo esto?. Pues para estudiar el crecimiento de tu negocio, resolver problemas urgentes, o pronosticar resultados futuros. En resumen, para ayudarte a tomar decisiones tanto tácticas a corto plazo, como estratégicas a largo. Decisiones bien informadas, basadas en tus propios datos y en tu entorno, y que incrementen el éxito de tu empresa.
Claro, claro, todo genial, pero la realidad…
Efectivamente, no todo va a ser comprar la herramienta de BI que te aconsejen. Este tipo de software suele requerir datos e información fiable, homogénea y mejor en abundancia. Algo muy complicado de obtener en una empresa, incluso si está digitalizada. Pero eso, precisamente, es una de las cualidades de un Sistema Operativo de Trabajo como monday.com. Y, realmente, es muy fácil comenzar a trabajar con monday.com. Con Monday tus datos ya los tienes operativos en los diversos tableros que modelizan tu flujo de trabajo. Información que pueden compartir los diversos departamentos y equipos en función de sus necesidades y privilegios de acceso. Con datos contrastables y actualizados constantemente. Estamos pues, en la mejor situación para poder utilizar las herramientas de inteligencia de negocio.
El dolor de cabeza surge cuando estas herramientas de Bussiness Intelligence necesitan como entrada un formato específico de hojas de excel o de texto plano. Un formato que no siempre es el que podemos obtener de nuestros tableros directamente con la opción de exportar nativa de monday.com.
Tanto tú como tu equipo especializado en la gestión del análisis de Bussiness Intelligence necesitáis algo más práctico y efectivo. Por ejemplo, que transferencia de información entre tus tableros y la herramienta de BI sea automática, sin andar editando a mano hojas excel o texto plano. Pues bien, para eso presentamos esta integración de monday.com con Power BI.
Un caso concreto de uso de herramienta de Bussiness Intelligence
Lo que viene a continuación es un caso de uso, real, del que hemos eliminado los datos que pueden identificar a nuestro cliente. Además de lo expuesto en los párrafos anteriores, aquí había otro problema. Para la gestión de diversos proyectos el cliente construyó en su momento un tablero muy específico. En el tablero principal hay una fila por cada proyecto. Y dentro de cada fila, entre otros datos, existen diversos hitos con columnas de fechas estimadas y reales asociadas al mismo. Sin embargo su herramienta de inteligencia de negocio, Power BI, requería que estos hitos del proyecto junto con sus fechas fuesen en filas diferentes de la hoja excel.
Este es el tablero del caso que nos ocupa. En realidad tiene bastantes más columnas a la derecha, incluyendo las de cada hito y su fecha:
Para que sea más sencilla la exposición, buscaremos un subconjunto más ligero, con las columnas básicas: Nombre del proyecto, Responsable del proyecto, Comunidad Autónoma, Hito-01, Fecha Real Hito 01, Fecha Estimada Hito 01, Hito-02, Fecha Real Hito 02, Fecha Estimada Hito 02, Hito-03, Fecha Real Hito 03 y Fecha Estimada Hito 03.
Vemos como para el proyecto que hemos denominado «Agua CS», cuyo responsable es «Sal», además de la columna de la Autonomía («EXtremadura»), tenemos la columna denominada «Hito-01», que muestra el estado «Hecho», con su fecha real y la estimada en un primer momento, la columna «Hito-02» con el estado de «En proceso», con su fecha estimada y la columna «Hito-03», sin asignación de estado pero con fecha estimada. Necesitamos que la columnas de «Hitos» y sus fechas asociadas pasen a ser unas filas más del archivo Excel de intercambio. Esto no hay forma de que lo pueda hacer la utilidad estándar de exportación de tableros.
La solución de TuMonday Remote para la integración de monday.com con Power BI
Pues se trata de recolocar los datos de cada hito de cada proyecto en formato fila a fila. Eso ya requiere de una exportación inteligente y adaptada a este caso concreto de uso. El equipo de Desarrollo de TuMonday Remote decidió hacer una aplicación específica basada en la API de monday.com. Esto permitía no sólo realizar la transposición de filas y columnas de la matriz del tablero al archivo de intercambio. Además, en la aplicación se puede añadir cualquier algoritmo que sea necesario para aumentar la eficacia de la migración sin necesidad de edición manual ni en Monday ni en Power BI.
En este caso interesaba crear una única columna de exportación con la fecha de cada hito. En el tablero de Monday teníamos dos columnas: fecha estimada y fecha real. La fecha real será la seleccionada en la exportación si fuese una fecha anterior a la fecha actual. En caso contrario se elige como fecha de exportación la fecha estimada. Incluso se puede incluir la información de las desviaciones encontradas entre la fecha estimada y la real en cada hito de cada proyecto.
Una vista parcial del archivo de intercambio en excel generado por la aplicación sería el siguiente:
Comprobamos como los datos están ordenados por proyectos y dentro de cada proyecto, ordenado por hitos. Cada hito con su estado actual. Es el momento de recoger los frutos de la integración de monday.com con Power BI.
Los que tengan VISTA que lo vean
Además de generar el archivo de intercambio, nuestra aplicación ad hoc permite generar en el tablero de origen una vista específica del archivo de intercambio.
Es también completamente personalizable en cuanto nombre de la vista, de las columnas y del orden, entre otras cosas. Con esta vista podemos comprobar los diferentes campos antes de enlazar con la herramienta Power BI.
Y a mí, ¿para que me sirve esto caso de integración de monday.com con Power BI?
Actualmente este desarrollo es una aplicación específica para este caso concreto de uso. Pero es perfectamente válida, con las modificaciones oportunas, para el caso de uso que tú nos presentes. Y con más funcionalidades si fuese necesario. En realidad, ya no hay ningún problema para enlazar los tableros de monday.com con cualquier software especializado en la Inteligencia de Negocio. Todos utilizan como input o bien archivos excel (en CSV, por ejemplo) o texto plano en formatos específicos. Desde QlikSense a Tableau pasando por el mismo Power BI de Microsoft.
En TuMonday Remote estamos a tu disposición para darte soporte ilimitado y atender a tus consultas. Y para adaptar nuestras soluciones a tu caso de uso concreto. Tú dedicate a imaginar tu negocio y ¡déjanos a nosotros tus dolores de cabeza!