¿Cansado de tener que encajar las obras en el calendario «artesanalmente»? ¿y ajustar rápidamente el calendario a los imprevistos en cada obra y equipo de trabajo? ¿alguna buena solución a un coste razonable?. Pues sí: Ahorra tiempo con monday.com en la planificación de tus obras .
Tener clientes en vez de contactos, y que además nos firmen los presupuestos, es el objetivo de todo CRM. Con esto en mente, hemos visto como TUmonday.com llega a soluciones CRM ganadoras en el sector de la construcción. Aunque esto es sólo el principio. Ahora hay que hacer el trabajo adjudicado, con calidad. Esto es, dar completa satisfacción al cliente al mínimo coste posible. Coste de tiempo (dinero) y estrés. El potente, sencillo y visual software de monday.com nos permite su perfecta adaptación a cada empresa de construcción en concreto.
Érase una vez una empresa de Reformas y Rehabilitación de Edificios
Esta es un PYME del sector de la Construcción típica. Centrada en reformas, rehabilitación de edificios y algunos trabajos más singulares. Todas las obras con unos plazos de ejecución que van desde varias horas a pocas semanas. Generalmente, entre dos y cuatro días. Normalmente tenían cuatro equipos de obra, todos personal propio, más alguno subcontratado para casos puntuales. Al principio los diagramas de Gantt con el conjunto de las obras se hacía sobre papel, con programaciones mensuales sobre DIN A4. Muy artesano. Pero iba funcionando.
No todo sale como se pensaba
No obstante, estos Gantt se tenían que dibujar a lápiz, para facilitar las correcciones y modificaciones. Modificaciones debidas a imprevistos, como lluvias que impedían fraguar el cemento, problemas ocultos que afloraban a mitad de obra… O alguna contagiosa gripe invernal. Eso significa rehacer cronogramas y Diagramas de Gantt en cuanto se presentan dichos imprevistos. Se fue pasando del papel a los cronogramas en Excel, pero el método seguía teniendo una rigidez excesiva. El cortar y pegar para adaptarse a las modificaciones no era una solución realmente viable.
Finalmente se decidió comprar el Microsoft Project, aplicación específica para la gestión de proyectos. Pero pronto se vio que no era tan fácil de usar como se pensaba. Así pues, se dedicó una persona a formarse. Alguno de los cursos barajados tenían más de 50 clases. La perspectiva de tener que formar así a todos los supervisores de obra era… problemática. Además, la mejora en el Área Comercial al implantar el CRM de monday.com, trajo un incremento del número de obras y del número de equipos de obra. La alegría del Director Comercial no era completamente compartida por el Director de Obras.
Y en eso ya había llegado TUmonday.com
Afortunadamente, allí estaba el equipo de TUmonday.com que estuvo adaptando el CRM de monday.com a esta empresa. El Director General comentó con ellos este cuello de botella, cada vez más acuciante. Y así, al cabo de un mes escaso, se puso en marcha un conjunto de varios tableros generales más uno por cada equipo de obra. Todos interconectados y dotados de «triggers» para asegurar la automatización de tareas básicas. Ya sabes, ahorra tiempo con monday.com
Obras en filas y columnas, algo bien conocido
En un principio, se dispusieron los tableros más importantes. Tableros de administración de obras, de licencias y permisos de obra, de análisis de jornales y vacaciones pendientes, de planificación de obras… Y, además, un tablero por equipo de obra. Y esta configuración inicial ha ido variando según las expectativas de la empresa han evolucionado con el tiempo. Veamos dos de ellos:
En este tablero, el Director de Obras puede ver de un vistazo todas las obras en curso. Y las terminadas. Con sus datos más relevantes. Entre otros:
- Ejecución: estado en que se encuentran, el equipo de trabajo asignado, el time-line, las jornadas proyectadas y las realizadas, el porcentaje de progreso, entre otras columnas y
- Datos económicos: total bruto, total neto, compras, gastos y forma de pago
Es decir, se tiene a la vista todo lo que se necesita para ver la marcha de las obras. Por otro lado, muchos de los datos ya vienen de los tableros del CRM: oportunidades comerciales y presupuestos. Y los demás se van introduciendo según se necesita. En ese sentido, son muy útiles los formularios en línea que se pueden enviar desde este, u otro, tablero. Dirigidos tanto a jefes de obra como a técnicos del equipo. Para cada cuestión que se plantea, se define el tipo de respuesta que se necesita. Como, por ejemplo, texto libre, selección entre un conjunto dado de respuestas, valores de fecha o numéricos. Según se conteste cada pregunta, se rellenará automáticamente la columna correspondiente para esa obra.
… y su Diagrama de Gantt
A su vez, la vista del tablero de planificación de obras facilita el seguimiento de obras y equipos:
El diagrama de Gantt revela las obras que cada equipo tiene adjudicadas en cada momento. Igualmente, dispone en la parte inferior aquellas pendientes de asignar. Así, es inmediato comprobar cuándo se acerca un hito importante o una fecha tope.
Desde este mismo diagrama también se pueden solicitar todos los datos de una obra concreta. Como se ve, desde este zoom de una de las obras se puede acceder documentos como su licencia de obra en PDF o su presupuesto en Excel. Directamente.
Lo mismo podemos decir de las obras todavía no agendadas. Estas aparecen en la parte inferior del tablero con el Gantt. Con su número de días/hombre previsto, localización y prioridad. Así tenemos bajo control no sólo las obras en ejecución sino también las que hay que incluir en nuestro calendario. Todo adaptable a cada empresa de rehabilitación, reforma o trabajos verticales concreta. Ahorra tiempo de respuesta con monday.com.
Y también sirve, con ligeras modificaciones, para empresas de ingeniería. Aquí generalmente se trata más de proyectos que de obras, pero el esquema general es perfectamente válido. Además ya existen esquemas de tableros para cada proyecto:
En este ejemplo se definen cuatro grupos de actividades: las que están en planificación, las que se están ejecutando y las que se están lanzando o en fase de cierre. También los hitos, que pueden tener trascendencia contractual.
Ahorra tiempo con monday.com en más ámbitos
En estos últimos artículos se ha mostrado la experiencia de TUmonday en todo el ciclo de vida de una obra, desde que es una oportunidad hasta su completa ejecución y entrega. Sin embargo, el software de monday.com es tan potente y adaptable que se puede implantar, por ejemplo, en el ámbito jurídico. Tanto en bufetes que empiezan como en grandes despachos de abogados. Ajustando incluso aspectos que dependan del orden jurisdiccional. Desde penal a laboral pasando por civil o contencioso-administrativo. Lo veremos en una próxima publicación