Gestionar su área de RRHH desde un solo lugar implicará varios beneficios. Desde tener perfectamente controlada toda la documentación hasta mejorar la gestión de procesos diarios. Y lo más significativo, el aumento de la productividad provoca un notable ahorro de tiempo. Tiempo que el equipo de RRHH podrán utilizar en los temas realmente importantes para la empresa. Como pueden ser la captación de los mejores talentos y la satisfacción de los empleados.
El software de monday.com nos permite realizar esta gestión unificada de los RRHH. Monday.com es un verdadero sistema operativo de trabajo, tremendamente eficiente. Y, además, es tan visual, tan intuitivo y fácil que no es necesaria capacitación. Se trata de un formato de filas y columnas, con el que cualquier miembro del equipo de RRHH puede comenzar a trabajar enseguida. Además hay plantillas disponibles para comenzar inmediatamente: Control de asistencia, seguimiento de vacaciones, información de empleados, seguimiento de contratación… Y es muy sencillo hacerte las tuyas propias.
En cualquier caso, TUmonday Remote siempre estará ahí para ofrecerte soporte ilimitado y soluciones personalizadas.
Cuestiones que ocupan y preocupan en la gestión de RRHH
El día a día de un departamento de Recursos Humanos suele ser agotador. Muchas veces se dedica demasiado tiempo a tareas comunes. Así, y sin ser exhaustivos, tenemos:
- Organización del calendario laboral
- Seguimiento de vacaciones y ausencias
- Control de horarios
- Gestión de la documentación de reconocimientos médicos
- Gestión de la documentación de prevención de riegos laborales
- Envío de documentación personal que debe ser firmada por empleados
- Envío de documentación para su firma por Mutuas y otras organizaciones organizaciones
- …
Y sin embargo, falta tiempo para hacer una gestión óptima de temas críticos para la empresa. Por ejemplo el flujo en la selección de personal o el seguimiento de los mejores candidatos. En este sentido, es importante poder controlar de un vistazo en qué parte del proceso de selección se encuentran los diferentes candidatos. O cuales son sus expectativas y la opinión de los responsables de la contratación. Igualmente, la participación de los empleados en determinados temas ayuda a identificar cuestiones críticas. Como falta de motivación, rendimiento inadecuado, falta de desarrollo profesional… Son temas claves en el rol del área de RRHH en la empresa actual.
Qué aporta gestionar su área de RRHH desde un sólo lugar
En primer lugar, es muy fácil llevar toda la documentación crítica de RRHH bajo control. Dentro de cada tablero se pueden adjuntar los documentos (Word, RTF o PDF) de cada empleado y tema:
- Documentos contractuales, de prevención de riesgos laborales (P.R.L.), de comprobación de haber realizado y pasado los reconocimientos médicos, de entrega de EPIs, etc…
En la columna «Archivo» pueden adjuntarse varios documentos, incluso de tipos diferentes. También pueden adjuntarse imágenes JPG dentro del tablero.
Monday.com permite, además, el acceso de los responsables de RRHH a todos los documentos desde cualquier dispositivo (PC, portátil, tablet o smartphone) y lugar. Con completa seguridad en la identificación de usuarios y derechos de acceso.
Ahorra tiempo y aumenta la productividad
Muchos de esos documentos se pueden generar automáticamente. Para ello, basta con incluir en una plantilla de Word los datos que ya están en el sistema de un empleado determinado. Sólo hay que indicar de qué columna debe tomar esos valores. Es un notable ahorro de tiempo, sobre todo con la documentación estándar de RRHH. También se pueden incluir automatizaciones para enviar correos electrónicos o para obtener la firma electrónica de un empleado con un control biométrico.
De esta forma, el tablero es capaz de cambiar automáticamente el estado del reconocimiento médico de «En vigor» a «Próx. Caducidad» 21 días antes de que esta se produzca. Esto desencadena otras acciones automáticas, como poner como «PENDIENTE» el estado de la columna «Pedir cita SPA». O notificar al encargado de este hecho. Asimismo cuando llegue la fecha de caducidad cambiará directamente el estado del documento a «CADUCADO». Y esto lo hará igual para todos los empleados. Permite adjuntar el certificado de aptitud emitido por la Mutua correspondiente para ese trabajador.
Es interesante ver una de las plantillas de tablero de información de RRHH que están en monday.com «listas para su uso»:
Se pueden personalizar completamente. Cambiar el nombre de las columnas, añadir nuevas columnas con nuevos tipos de datos o modificar los grupos de empleados. En este caso los divide en tres grupos: empleados actuales, consultores y empleados que ya no pertenecen a la empresa. Veamos un ejemplo de personalización de este tablero:
Tablero anterior personalizado para una empresa de construcción y retirada de restos de amianto
Se han añadido columnas indicando la tipología del trabajador. Si se dedica a oficinas, a trabajos verticales o a trabajos «a píe». Y si están o no habilitados para trabajar con amianto. También se han incluido otras columnas: Vacaciones disponibles, disfrutadas, EPIs, recibo emitido y firmado por el trabajador…
También hay que destacar la forma eficaz e inmediata en que se establece la comunicación entre equipos de empleados y responsables. Así, para un equipo determinado y una obra dada se pueden actualizar información y datos:
Este sistema disminuye de forma importante los correos electrónicos que quitan tanto tiempo a los equipos. El ahorro de tiempo es considerable.
Descubre el éxito al gestionar tu área de RRHH desde un único sitio
Y llegamos al principio: ¿Y todo esto, para qué? Habría dos razones básicas: la primera, pero no más importante, es que tendríamos perfectamente controlada toda la gestión documental. Se acabaron los certificados de habilitación (es un ejemplo) CADUCADOS para los trabajadores especialistas en amianto. Los tableros de monday.com se ocupan automáticamente de enviar a tiempo todas las notificaciones necesarias a todo el personal y encargados. Y todos estos documentos quedan disponibles a los gerentes de RRHH desde su PC o su móvil sin importar si están en la oficina o en otra localización.
La segunda razón, la más importante, es el ahorro de tiempo. Que conlleva ahorro de dinero. Pero también permite a la Dirección de RRHH destinar recursos a labores como el proceso de selección de personal o el seguimiento de candidatos. El obtener los mejores candidatos para los perfiles demandados sí que es un aporte clave del área de RRHH en la empresa. ¡¡Y también se dispone de tableros para ello!!:
Así, hemos comprobado que gestionar su área de RRHH desde un sólo lugar tiene múltiples beneficios para su empresa. Con monday.com podrá conseguirlo sin necesidad de cursos y más cursos de capacitación para sus empleados. Es muy fácil de utilizar y de administrar. Y en cualquier caso, con TUmonday Remote dispondrá de un soporte ilimitado en este sistema operativo de trabajo. A tu lado para asesorarte o bien aportarte soluciones concretas en el ámbito de los RRHH.