Tus clientes y proveedores son vitales en la marcha de tu empresa. Quizás lo ideal sería tenerlos dentro, en la habitación de al lado. Con una comunicación directa, rápida, sin errores. Más allá de los correos electrónicos o las llamadas de teléfono no siempre oportunas. Hace tan sólo unos pocos años esto era casi ciencia-ficción. Hoy, con la digitalización acelerada de PYMES y grandes empresas, es prácticamente una obligación.
¿Cómo podemos hacerlo con monday.com? En este post vamos a ver dos elementos de monday.com perfectos para ello. Los tableros compartibles y los tableros de integración de otros tableros.
¿Pero qué es esto de los tableros compartibles y para qué sirven?
Eh, tranquilo… contestar a eso con detalle es la mitad del post… Veamos:
Qué es un tablero compartible
Es un tablero al que tú puedes invitar a usuarios que no son miembros de tu equipo. Ni siquiera tienen que ser de tu empresa u organización. Basta con enviarles un email desde ese mismo tablero y que acepten ser usuarios invitados del mismo. Podrán trabajar con ese tablero y sólo con ese tablero. Y sin que puedan ver otros tableros de tu cuenta.
Para qué sirven los tableros compartibles con clientes y proveedores
Pues, de forma sencilla, sirven para tener “dentro” de tu empresa a tus clientes y a tus proveedores. Sin andar leyendo email tras email. Y abriendo y guardando sus presupuestos o modificaciones de los nuestros. Ellos mismos podrán incluir los datos, documentos, fechas o vínculos, por ejemplo, directamente en la fila y columna correspondiente. Y tú podrás utilizar esa información en ese tablero o en otros de tu cuenta. Así puedes generar automatizaciones, informes o notificaciones de forma inmediata. Y, además, hacerlo directamente a partir de los datos que tu cliente o proveedor ha incluido en el tablero por sí mismo.
Pero mejor, veamos el caso de una empresa de rehabilitación de edificios.
Clientes y proveedores dentro de una PYME de construcción
Este es el caso de una empresa de PYME de construcción especializada en rehabilitación de edificios. Más del 60% de sus obras las llevan a cabo atendiendo a las propuestas de tres inmobiliarias y cuatro empresas de administración de fincas. Cuenta también con una serie de proveedores ya certificados por su Sistema de Gestión de la Calidad. Desde que usa monday.com tiene abiertos una serie de tableros compartidos con cada uno de estos clientes y también con los principales proveedores. Quizás sea mejor empezar por el capítulo de proveedores.
Esta empresa suele utilizar tres proveedores para la compra de herramientas y accesorios específicos. Nos fijaremos en dos de ellos. A uno de los distribuidores le denominaremos HLT S.L. y a otro F-Europea S.A. Para cada uno de ellos disponemos de un tablero que hemos compartido exclusivamente con esa empresa:
En este caso se han dispuesto varias columnas: modelo de la herramienta, descripción, código de la herramienta, fecha de solicitud de presupuesto, total del presupuesto, fecha de entrega y una columna donde subir los archivos, tanto los presupuestos como los detalles del pedido solicitado. Estos detalles también pueden ocupar columnas dentro del tablero (número de elementos, fecha límite de entrega, etc…).
Y automatizaciones, formularios, columnas de estado…
De hecho la solicitud puede hacerse enviando automáticamente un formulario generado con otro tablero. Se incluirían los datos de nuestro pedido y unas preguntas sobre su presupuesto y fecha de entrega, por ejemplo. También puede solicitarse algún detalle del presupuesto u mejoras que proponen. Y todas sus respuestas engrosarían inmediatamente nuestro tablero correspondiente.
Igualmente se han incluido dos columnas de estado. En la primera, el estado en que está nuestra solicitud ante el proveedor y en la segunda se refleja la aprobación o no del presupuesto. Así una solicitud puede tener estados diferentes según el proveedor, así como estados diferentes en el proceso de aprobación del presupuesto.
Claro, y ahora a ver uno a uno todos los tableros ¿no?
Pues no, no señor. Puede hacerse pero no es realmente necesario. Para eso está la posibilidad de integrar varios tableros en uno. Sólo hay que conectarlos y definir qué columnas queremos ver en este tablero único… para dominarlos a todos… o, al menos, para ver a todos los que tiene conectados. Además, las modificaciones que hagamos en este tablero afectarán también a los tableros conectados si así lo queremos:
Podemos reflejar asimismo en este tablero las demás columnas que veamos de interés, como la fecha de entrega propuesta por cada proveedor. De todas formas esto es una aplicación muy sencilla de la integración de tableros. En otro post podremos ver cómo se aplica en el caso de Gestión de Proyectos y de Obras. Y viendo como generar un resumen muy eficaz para cada una de las diferentes tareas de todos los proyectos implicados.
¿Y los clientes?
Tampoco se nos olvidan. El trabajo con cada cliente es responsabilidad del Área comercial y su CRM de monday.com. No obstante cierto número de clientes fidelizados tienen un canal directo para realizar la solicitud de obras. Es un tablero de doble dirección. Aquí el cliente puede no sólo plantear su solicitud de nueva obra sino también comprobar el avance real de las anteriores (si ya están agendadas) y la ejecución de las que están en marcha en las diferentes localizaciones. La transparencia, cuando todo funciona como debe ser, es un argumento de fidelización muy potente.
Hay un grupo de obras denominado «Solicitud de Obra», otro de «Obras por Agendar», de «Obras Agendadas», «Obras en Ejecución» y «Obras Terminadas». Para que una obra pase del grupo «Solicitud de Obra» al de «Por Agendar», previamente hay un trabajo exclusivo del área comercial para redactar un presupuesto, negociarlo y firmarlo. A continuación la obra ya depende de Planificación de Obras, de donde se toman los valores del cronograma (Timeline), Equipo de trabajo y Estado.
Comunicaciones directas y muy concretas con clientes y proveedores
Los tableros compartidos permite además una comunicación directa, y específica de cada obra, entre el cliente y la empresa. Todo muy concreto. Con la posibilidad de notificar a los diferentes miembros de tablero de la recepción de este mensaje. De esta actualización sobre una obra dada:
Y, seguramente, ya se os están ocurriendo muchas más aplicaciones
Siempre se ha dicho que hay que tener a los amigos cerca, y que a los enemigos, todavía más cerca. Pues con monday.com es muy complicado que un cliente se convierta en enemigo. Así que podemos tener a todos cerca, dentro de nuestra misma empresa. Y lo ya indicado, vosotros imaginar y volver a imaginar todas las aplicaciones de monday.com en vuestro negocio. Eso será lo fundamental. Para lo demás, aquí estamos el equipo de TuMonday Remote, dispuesto a convertir vuestras ideas en tableros, paneles, gráficos, calendarios y diagramas de Gantt. Dando soporte ilimitado y siendo vuestro equipo interno de monday.com