Vender más y vender mejor es el objetivo clave de toda empresa. TUmonday.com facilita soluciones CRM globales, adaptadas a cualquier negocio. Soluciones potentes, perfectamente ajustadas a tu sistema de trabajo actual. Y accesibles desde cualquier dispositivo y lugar. Sin necesidad de cursos y más cursos, al tener un formato muy visual e intuitivo, Al fin y al cabo, se trata de filas y columnas, dispuestas en tableros vinculados automáticamente con todos tus datos.
Presentamos aquí una solución concreta para una empresa del sector de la Construcción. Con sus retos específicos y cómo han sido resueltos por TUmonday.com.
TUmonday.com: Un caso concreto en el sector de la Construcción
Se trata de una PYME dedicada principalmente a trabajos verticales, fachadas y rehabilitación de edificios. Dispone, entre otras, de un Área de Dirección y Administración, de un Área Comercial y de un Área de Obra. Del Director Comercial depende un Departamento de Producción encargado de realizar los presupuestos de cada obra ofertada.
Morir de éxito
Según fue creciendo rápidamente la empresa, afloraron las primeras dificultades. La estructura para la gestión de presupuestos de obra no llegaba a todas las oportunidades. La aprobación de los mismos por dirección se complicaba innecesariamente. Tanto es así que no siempre disponían de la misma información todos los actores. Además, aparecían dificultades de coordinación entre comerciales y los técnicos que hacían los presupuestos. Asimismo, no se presentó alguna oferta a tiempo, al no poder contar con la firma del responsable. Y lo peor, clientes ya fidelizados empezaban a llamar, preguntando «¿qué hay de lo mío? hace semanas que vino Jorge a ver el tejado y no hemos vuelto a saber de vosotros…»
¡¡Tranquilos, que llega la caballería!!
TUmonday.com adaptó a este negocio concreto el software de monday.com. En poco tiempo y siempre atendiendo a la forma de trabajar del cliente, creó varios tableros. En ese sentido, dentro del tablero de oportunidades se definieron las Fases ya utilizadas normalmente por el Área Comercial de la empresa (ver figura adjunta).
Así, de un contacto podía partir una oportunidad. Una vez visitada, se vinculan a ella las fotografías y todos los datos recopilados en la visita. A continuación, se pasa al Departamento de Producción, donde se ajusta el presupuesto inicial. Una vez hecho, se añade el presupuesto como un documento vivo vinculado a la oportunidad.
De esta forma, el presupuesto queda a disposición del comercial para ser ofertado. Se puede entregar con opciones específicas para ese cliente. Incluso el comercial puede asignarle mayor prioridad al ver que la obra puede firmarse en 30 días. Esto convierte la oportunidad en «caliente». Si recibe la aceptación del cliente, sólo queda fijar la fecha de la firma. Los presupuestos firmados son ya competencia del Área de Obra. No obstante, al estar la Dirección de Obra también conectada, puede ir estudiando el encaje de la obra en su Calendario de Obra desde la aprobación de la oferta.
Antes había carpetas físicas con documentos en papel, no siempre todos, una hoja con las referencias a las fotos en el ordenador de alguien, algunas facturas… Ahora, con el software adaptado por TUmonday.com… ¡Viva la diferencia!
Tableros específicos para el sector de la Construcción
De Oportunidades a Presupuestos: el tablero de Producción
Todo este proceso tiene lugar tanto en la realidad como en su fiel reflejo: el ya comentado tablero de oportunidades. Y en otro tablero específico para el caso del sector de Construcción: el tablero de Producción:
En dicho tablero, los presupuestos aparecen agrupados según estén realizándose («Producción«) o finalizados («Hechos«). Igualmente, es muy importante que el comercial responsable sea consciente de que faltan datos clave para hacer el presupuesto («Faltan Datos«). Con este tablero en mente, el responsable puede asignar rápidamente nuevas prioridades en su producción. Y verificar continuamente la marcha de todos los presupuestos con un sólo vistazo al tablero.
Eso significa que nuestro Director Comercial dispone ahora de más tiempo para estudiar cada presupuesto. Y para clasificarlo. Así, un presupuesto podrá ser muy interesante, interesante o nada interesante. Evidentemente, se asignará mayores recursos a los primeros. Y llevando un seguimiento más meticuloso de los mismos.
De esta forma tan sencilla y transparente, hemos optimizado los recursos del Área Comercial. Con esto en mente, podemos pasar al siguiente nivel.
Pero… ¿seguro que tenemos el control de todo?: El Panel Inicial y el Panel de Seguimiento
Ya vimos la ventaja de contar con un Panel Inicial: Una vista directa del calendario con el estado actual de oportunidades. Así como acceso directo a las oportunidades ya aceptadas por el cliente y las que se estima estarán antes de 30 días. Todo lo necesario para atender a las acciones prioritarias a primera hora del día.
En el caso del sector de la Construcción es conveniente dar una vuelta más de tuerca. Para ello se diseñó el Panel de Seguimiento:
Desde este panel se dispone de una perspectiva más completa de la situación de oportunidades y presupuestos. Además, con gráficos muy sencillos y claros. Con una primera fila con los números clave del mes. Número de presupuestos, su importe, los ya firmados, los aceptados y los que podrá presentar como ventas antes de 30 días. Resultados, resultados, resultados…
No obstante, si son buenos resultados, pero podrían ser mejores, nuestro Director Comercial puede ir consultando rápidamente más variables. Con datos por semanas:
- Presupuestos entregados
- Actuaciones realizadas
- Llamadas realizadas
- Avisos
Es una lista que puede hacerse más corta o más extensa, en función de los requerimientos del cliente, de sus necesidades. Además, tanto los tableros como los paneles están todos vinculados en tiempo real. Y es la misma información la que puede estar al alcance del Área Comercial, del Área de Administración o del Área de Obra. Todo asignado en función de las necesidades definidas para cada perfil de trabajo.
Para acabar esto y empezar con lo tuyo con TUmonday.com
Cada tipo de negocio específico requiere de una atención específica a la hora de adaptarle perfectamente el software de monday.com. De esta forma, TUmonday.com tiene una gran experiencia en este tipo de soluciones. En este caso, las particularidades del sector de la Construcción requerían de la inclusión de tableros para gestionar presupuestos de obra. Y también su vinculación automática con el resto de los datos de la empresa.
Y no sólo datos. Lo más interesante es que con el software de monday.com va a ser muy fácil analizar estos datos y obtener información clave. Información que a su vez vuelve a formar parte del sistema. Por ejemplo, la gestión del Calendario de Obras, mencionada más arriba. Siempre ha sido un «encaje de bolillos» optimizar al máximo la coordinación de los diferentes equipos de obra con las oportunidades/presupuestos firmados y las obras en marcha. En el próximo blog veremos como TUmonday.com ha conseguido que esta tarea deje de ser un «arte» para ser un procedimiento estructurado.
Así pues, hemos pasado de una mera acumulación de datos a un sistema para la gestión de la información y la toma de decisiones. Igualmente, con esta solución muchas tareas pueden automatizarse fácilmente, ganando tiempo para que los gestores estudien las mejores opciones. En definitiva, para ayudar a vender más y vender mejor. Llámanos. Te esperamos.