Las plantillas de monday.com para Prevención de Riesgos Laborales (PRL) te permiten algo más que cumplir la normativa. Descubre cómo este cumplimiento lo podemos emplear también para optimizar nuestro negocio y el buen clima laboral. Sabemos que existen unos requerimientos legales que es imperativo verificar. Pero, además, una prevención de riesgos laborales optimizada nos ayudará a reducir al mínimo la tasa de accidentes y enfermedades laborales (Objetivo Cero Accidentes). En este sentido las plantillas de monday.com nos permite poner en valor la gestión de la PRL en el área de producción y, sobre todo, en la confianza y buen hacer de nuestros equipos.
Monday.com como Sistema Operativo de Trabajo integra directamente datos del Área de RRHH y de Producción. Así, obtendremos unos tableros específicos para las diversas áreas de la prevención. Con automatizaciones que evitan errores y retrasos en el cumplimiento legal y en el mantenimiento de los equipos específicos de seguridad y EPIs. TuMonday Remote pone a tu disposición una serie de plantillas PRL que podrás personalizar para tu negocio en muy poco tiempo. Y por todo ello, insistimos: La mejor Prevención de Riesgos Laborales con Tu Monday.com
A lo práctico: casos concretos con plantillas de monday.com para Prevención de Riesgos Laborales (PRL)
Bajemos a lo concreto, pues. Los siguientes ejemplos responden a necesidades prácticas detectadas en algunos de nuestros clientes. Junto con cada departamento de RRHH definimos varios tableros para satisfacer necesidades de Prevención de Riesgos Laborales con Tu Monday.com
Primera plantilla
Este es el caso de una PYME del sector de la construcción. Quizás uno de los sectores donde la PRL es más necesaria. Una de las actividades que consumían más tiempo al reducido equipo de RRHH solía ser el seguimiento de los Reconocimientos Médicos estipulados.
Desde la adopción de monday.com a nivel corporativo, toda la información de esta PYME forma un único conjunto operativo. Una sóla «fuente de la verdad» del negocio. Evidentemente, con los requerimientos de acceso y seguridad requeridos por la dirección y la LOPDGDD. Así, podemos definir un tablero para gestionar los reconocimientos médicos a partir de nuestros datos de RRHH. Y no sólo de RRHH, también a partir de los requisitos específicos de ciertos proyectos. Como, por ejemplo, las obras con amianto.
Las columnas en las plantillas de monday.com para prevención de riesgos laborales (PRL): reconocimientos médicos
Las columnas en los tableros de monday.com nos permiten seleccionar qué información vamos a mostrar de cada uno de los items o elementos del tablero. Según se necesite, pueden tener un formato de estado, de agenda, de texto, de archivo… En este ejemplo, este tablero dispone de las siguientes columnas:
Veamos su disposición:
y tenemos más columnas a la derecha:
Varias de estas columnas reflejan un estado. Por ejemplo si el operario está habilitado para trabajos con amianto o si tiene certificación para realizar trabajos verticales o incluso si es de oficina. También el tipo de reconocimiento médico y si está en vigor, caducado o tiene próxima la fecha de caducidad:
El sistema puede detectar si tiene próxima la fecha de caducidad y remitir desde RRHH un correo electrónico recordando al trabajador este hecho y la fecha inicialmente aconsejada para su renovación. Se cursa también de forma automática notificación al encargado de su equipo. También hay lugar para otra información histórica como fechas y archivos PDF con la certificación médica exigida por la normativa.
Solucionando el lío de firmas: tablero de Documentación PRL de operarios
Hay un tema que en teoría es sencillo pero que se complica en la práctica. Y no digamos en este caso, cuando los equipos de trabajo están dispersos en obras por toda la ciudad u otras localizaciones. Se trata de la gestión de la documentación de Prevención de Riesgos Laborales que debe ser firmada. Pues nada más sencillo con los tableros de monday.com. TuMonday Remote ha elaborado una plantilla para un tablero para la gestión de cinco documentos:
- EPIs genérico. Documento que recoge cada elemento del Equipo de Protección Individual de cada operario, con firma independiente para cada uno de ellos. El operario reconoce si están en buen estado, si consta el sello correspondiente y que dispone de sus instrucciones de uso y mantenimiento.
- EPIs amianto. Específico de estos trabajos: monos desechables, mascarillas FFP3, etc…
- Información de Riesgos. Verifica que el operario ha sido informado por escrito de los riesgos existentes en cada caso: trabajos en altura, exposición a amianto, manipulación de cargas, etc. También en lo relativo a las normas de Seguridad y Salud de obligado cumplimiento y medias de protección
- Autorización de maquinaria. Se especifica la maquinaria para la que está autorizado su uso, siguiendo la normativa de cada fabricante. Como responder en caso de anomalías, etc…
- Información de manuales. Verificación de la puesta a disposición de todos los manuales pertinentes, fichas de seguridad de productos químicos, etc…
Se incluye una serie de columnas de tipo «Archivos» para subir los PDFs firmados. Un punto importante es que con estos tableros NO es imprescindible que la firma se haga a mano. Se dispone de aplicaciones, completamente integradas en monday.com, que permiten la firma electrónica desde dispositivos móviles, con verificación biométrica. De esta forma cada operario puede enviar documentación firmada directamente desde su smartphone.
Control EPIs: ¡Más madera! ¡Más papeleo! ¿o no?
Pues no, claro que no. Se puede presentar toda la documentación en papel, llegado el caso. Pero para la gestión ya no es necesaria tanta celulosa. Las plantillas de monday.com para prevención de riesgos laborales (PRL) incluyen el siguiente tablero con el que puedes tener controlados todos y cada uno de los diferentes equipos de protección individual, individuo a individuo además. Marcas, modelos, norma UNE, números de serie, caducidad, fecha de entrega, fecha de revisión, estado… hasta los manuales y la imagen del producto en cuestión. Con automatizaciones que nos liberan de estar controlando en todo momento el calendario de caducidad para cada equipo. Avisa con la suficiente antelación para tener todos los equipos activos y en servicio.
Capítulo aparte: Operaciones con Amianto
Dada la tremenda problemática ambiental y sanitaria que supone el amianto y y algún otro derivado del asbesto, este tema tiene un tratamiento independiente. En este tablero queda reflejada la actividad de aquellas obras y proyectos donde interviene el amianto.
Es un tablero más complejo y que tiene casi tres veces más columnas que los anteriores. Todos estos nombres de columnas son personalizables. Este es un caso concreto, que además, está actualizándose periódicamente:
Este tablero también está dotado de automatizaciones para generar avisos en función de la fecha y de alguna columna de tipo «estado». Permite tener controladas en todo momento las obras en las que interviene la retirada de amianto. Además puede generar informes automáticamente con todos los datos de cada obra en caso necesario. Sólo hay que definir una plantilla (parecido al word) con variables referenciadas en ciertas columnas (para identificar la obra, su estado, etc…).
Y hay más plantillas de monday.com para Prevención de Riesgos Laborales (PRL)
Realmente, hasta dónde te lleven tus necesidades de gestión de tu información. Por ejemplo, tableros para tener un control sobre cursos de seguridad e higiene de toda la plantilla. Tanto generales como otros muy específicos. O algo tan sencillo como el estado y mantenimiento de los extintores y otros sistemas de seguridad. Tu imagina cómo te gustaría mejorar tu empresa. Y nosotros te ayudaremos con soporte ilimitado y un consultor que te resuelva tus dudas. Somos TuMonday Remote, certificados como partners de monday.com. Tu equipo interno de monday.com.